Alcaldia

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La Oficina de Alcaldia tiene como funciones de recepcionar, registrar, clasificar, distribuir, despachar y archivar la documentación oficial que ingresa o egresa del municipio, asegurando su tramitación oportuna y conforme a los principios de legalidad, eficiencia, transparencia y publicidad del acto administrativo.

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La Oficina de Partes es uno de los pilares fundamentales para el buen funcionamiento administrativo de una municipalidad. Su principal labor es recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar toda la documentación oficial que entra o sale del municipio, ya sea en formato físico o digital. Es, por así decirlo, la puerta de entrada y salida de la información institucional.

A través de esta unidad, se asegura que las solicitudes de vecinas y vecinos, los oficios internos, cartas, convenios y demás documentos lleguen a las manos correctas, dentro de los plazos establecidos y con el debido seguimiento. Gracias a su trabajo, se garantiza la trazabilidad de los documentos, permitiendo saber cuándo y dónde fue recibido un escrito, a qué unidad fue derivado, y cuál fue su respuesta.

Además, la Oficina de Partes resguarda el archivo documental que da cuenta de la gestión municipal, contribuyendo a la transparencia, la buena administración y el acceso a la información pública. Su rol es esencial para mantener el orden administrativo, facilitar los procesos internos y asegurar que cada requerimiento ciudadano o institucional tenga el debido tratamiento.

En tiempos donde la transformación digital avanza con fuerza en el sector público, esta oficina también cumple un papel clave en la implementación de herramientas electrónicas, como plataformas de gestión documental, firma electrónica y digitalización de archivos. De esta manera, la Oficina de Partes no solo cuida los documentos, sino que también conecta a la comunidad con el municipio de forma ordenada, segura y eficiente.

Funciones especificas

Ley Nº 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades.

Recepción de Documentos

• Recibir correspondencia y documentación oficial ingresada al municipio, tanto de forma presencial como a través de medios digitales (correo electrónico, plataformas electrónicas u otras).
• Verificar la integridad formal del documento y su fecha de recepción.

Registro y Numeración

• Ingresar todos los documentos al sistema de gestión documental institucional, asignando número de ingreso, fecha y hora, asegurando su trazabilidad.
• Registrar oficios, cartas, solicitudes, reclamos, denuncias y cualquier otro documento dirigido al municipio o sus autoridades.

Distribución Interna

• Clasificar y distribuir la documentación a las unidades o funcionarios competentes, conforme a su contenido y naturaleza.
• Llevar control sobre la derivación y plazos de respuesta cuando corresponda.

Despacho de Documentos Salientes

• Gestionar la salida de correspondencia oficial del municipio, verificando que cumpla con los requisitos formales establecidos.
• Archivar copia o respaldo de la documentación emitida, conforme al sistema de gestión documental.

Manejo de Archivo y Conservación de Documentos

• Conservar y custodiar los documentos bajo su responsabilidad, asegurando su integridad, disponibilidad y confidencialidad.
• Preparar la documentación para su archivo intermedio o definitivo, conforme a normas de archivo público y procedimientos internos.

Transparencia y Acceso a la Información

• Colaborar con la Unidad de Transparencia en la entrega de antecedentes requeridos por la ciudadanía conforme a la Ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública.

Digitalización y Gestión Electrónica de Documentos

• Apoyar la implementación de plataformas de gestión documental electrónica, firma electrónica avanzada y tramitación digital conforme a la Ley N° 21.180 de Transformación Digital del Estado.

Atención al Público

• Orientar a usuarios externos e internos en la tramitación de documentos, solicitudes y canalización de requerimientos al interior del municipio.



Marco Normativo Aplicable

• Ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades
• Ley N° 19.880, sobre Bases de los Procedimientos Administrativos
• Ley N° 20.285, sobre Acceso a la Información Pública
• Ley N° 21.180, de Transformación Digital del Estado
• Decreto Exento N° 645/1990, Reglamento de Tramitación de Documentos
• Normas del Archivo Nacional y Consejo para la Transparencia